مدیریت فرایندهای کسبوکار یا همان BPM، شامل روش‌ها، تکنیک ها و ابزارهایی جهت پشتیبانی از طراحی، مدیریت و تحلیل فرایندهای کسب و کار است؛ به عبارت دیگر، BPM یک رویکرد ساختار یافته باهدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است و تلاش دارد تا فرایندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نماید و به موازات آن رضایت مشتری را با افزایش کیفیت، بهبود دهد.
مدیریت فرایندهای کسبوکار یا BPM، ریشه در دو علم مدیریت و فناوری اطلاعات دارد. همین موضوع یکی از عوامل مهم محبوبیت و کارآمدی این رویکردد است. با رشد و ترکیب این دو علم، مفهوم مدیریت فرایندهای کسبوکار ایجاد گردیده است. در واقع BPM پس از رویکردهای TQM و BPR در مدیریت و به موازات آن پس از ظهور سیستم های مدیریت پایگاه داده، سیستم های مدیریت منابع سازمانی و سیستم های مدیریت گردش کار در فناوری اطلاعات، به منظور بهبود خدمات و محصولات معرفی گردید. منظور از بهبود، عبارت است از کلیه عملیات و تغییراتی که در فرایندها ایجاد می‌گردد تا هزینه و سرعت انجام را کاهش و کیفیت خروجی فرایند را افزایش دهد.
به منظور پشتیبانی از اجرای BPM در سازمان‌ها، BPMS ها یا سیستم های مدیریت فرایندهای کسبوکار که حاصل فناوری اطلاعات هستند،، تولیدشده‌اند. سیستم های مدیریت فرایندهای کسبوکار با مجموعه ابزارهای خود، کلیه مراحل چرخه فرایند از طراحی و مدل‌سازی تا اجرا، پایش و بهبود را پشتیبانی می‌نمایند.
در ادامه به معرفی اجمالی هدف، اصول و توصیه های اجرایی BPM می پردازیم:
هدف:
بهبود کیفیت خدمات و محصولات با استفاده از یک رویکرد ساختار یافته با تمرکز بر مدیریت فرایندهای کسبوکار سازمان و طراحی سیستماتیک
اصول:
۱- فرایندها دارایی‌های سازمان هستند که برای مشتریان ایجاد ارزش می‌نمایند.
۲- با اندازه‌گیری، پایش، کنترل و تحلیل فرایندهای کسبوکار، سازمان قادر خواهد بود، ارزشی پایدار را به مشتری ارائه دهد و مبنایی برای بهبود فرایندها در اختیار داشته باشد.
۳- فرایندهای کسبوکار باید به صورت مستمر بهبود پیدا کنند.
۴- فناوری اطلاعات یک توانمند ساز حیاتی در اجرای BPM است.
توصیه های اجرایی:
۱- در راستای ایجاد یک ساختار سازمانی فرایند محور، تلاش کنید.
۲- مالکان فرایندها را مشخص نمایید.
۳- مدیریت ارشد نسبت به BPM باید الزام و تعهد داشته باشند اما اجرای BPM باید با استفاده از یک رویکرد پایین به بالا انجام شود.
مدیریت ارشد سازمان، باید از رویکرد «مدیریت بر مبنای فرایندها» پشتیبانی نماید و نسبت به انجام آن خود را متعهد و ملزم بداند. چرا که همواره مدیران میانی در برابر تغییر ساختار وظیفه‌ای به ساختار فرایندی، به دلیل محدود شدن مسئولیت‌هایشان، مقاومت می‌کنند و اگر مدیران ارشد نسبت به BPM تعهد و الزام نداشته باشند، پروژه به دلیل مقاومت‌های داخلی با شکست مواجه می‌شود. اما طراحی فرایندها باید با استفاده از یک رویکرد پایین به بالا و به عبارتی توسط کارمندان داخلی سازمان صورت پذیرد تا مقاومت کم‌تری توسط آن‌ها در برابر تغییر وجود داشته باشد. اگر چه نهایتاً، مالک فرایند، طراحی نهایی را تأیید خواهد نمود.
۴- سیستم های نرم‌افزاری را جهت پایش،کنترل، تحلیل و بهبود فرایندهای کسبوکار در سازمان مستقر کنید.
۵- با شرکای تجاری خود به طور مشترک فعالیت نمایید.
اگر چه شرکت‌ها غالباً تمایل به انجام کلیه فعالیت‌ها در داخل سازمان خود دارند، اما در مواردی نیاز به برون سپاری برخی از فعالیت‌ها است. در اینن موارد لازم است که مدیریت فرایندهای کسبوکار را به بیرون از سازمان نیز گسترش داد تا نهایتاً ارزش مناسب و بهینه‌ای را به مشتریان ارائه داد.
۶- نیروی کار خود را به صورت مستمر تحت آموزش قرار دهید.
۷- نظام پاداش کارکنان را بر مبنای عملکرد فرایندهای کسبوکار استوار کنید.
۸- از متدلوژی‌های تدریجی ( نظیر ۶Sigma و …) و از متدلوژی‌های رادیکالی ( نظیر BPR) جهت بهبود فرایندهای کسبوکار استفاده نمایید.
در واقع BPM شامل مجموعه ابزارهایی است که هر سازمان در هر موقعیت و با توجه به شرایط می‌تواند از یکی از آن‌ها بهره ببرد. برخی از این ابزارهاا عبارتند از BPR ، ۶Sigma ، BPMS و … .
BPMS در واقع یک ابزار بسیار قوی از مجموعه ابزارهای مورد استفاده BPMM است. سازمان‌هایی که از این ابزار استفاده می‌کنند، علاوه بر امکانن طراحی فرایندها به صورت سیستماتیک، داده‌ها و اطلاعات فرایندی را در اختیار خواهند داشت که به واسطه آن بهبود فرایندها را تسریع می‌بخشند.
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار
به طور کلی، سازمان‌ها در حال پذیرش BPM جهت بهره‌مندی از فرآیندهای بهینه‌شده بر حسب مدل و روش معماری اطلاعات محور (به جای سند محور) برای دستیابی به چابکی (Agilityy) در عملیات، کارآمدی بیشتر و بهره‌وری بالاتر هستند. به همین منظور اغلب شرکت‌ها از BPMS برای ارزیابی،، طراحی مجدد و انطباق سیستمهای اطلاعاتی موجود بر فرآیندهای جاری‌شان و کمک به تجمیع فرآیندها و یکپارچه‌سازی برنامه‌های درون و در امتداد زنجیره ارزش کسبوکار استفاده می‌کنند.
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار:
یک نظام برای مدیریت فرآیندهای کاری است که:
مدل‌سازی فرآیند
پشتیبانی فرآیند
تحلیل و بهبود مداوم آن
را تسهیل می‌نماید (مبتنی بر چرخه BPMM).
زمانی که نیاز به تغییر در فرآیندهای کاری باشد، BPMS تغییرات را آسان و پیاده‌سازی آن را با کمترین زمان و تلاش میسر می‌سازد. امتیاز BPMS جداسازی منطق کسبوکار (Business Rule) از هسته‌ی برنامه کاربردی (سیستم های اطلاعاتی موجود در سازمان) برای کمک به پر کردن فاصله میان ITT و کسبوکار است.
به علاوه، BPMS ها دائم، اطلاعات اجرای فرآیندها را در قالب نظارت بر جریان فرآیندهای کسبوکار (گزارشات BAM) سنجش و ذخیره می‌کنند. بدینن ترتیب مدیران می‌توانند از آن به عنوان نظارت بر فرآیند، مدیریت کارایی و … استفاده کنند. از دیدگاه سازمانی، گزارش گیری بهتر به کارایی بهتر، بهره‌وری بیشتر، هزینه کمتر و منافع بیشتر کمک می‌کند.
اجزای سیستم مدیریت فرایند کسب و کار:
سیستمهای مدیریت کسبوکار، دامنه کاملی از مدیریت خدمات را پوشش می‌دهند. ماژول‌های اصلی تشکیل‌دهنده یک راهکار BPMS به شرح زیر است:
- طراحی فرآیند
- اجرای فرآیند
- نظارت بر فعالیت فرآیند
یک راهکار BPMS باید اجزاء مورد نیاز برای پوشش این ۳ فعالیت را داشته باشد. بعضی اجزاء اصلی یک BPMS کامل به شرح زیر است:
محیط طراحی فرآیند: در این محیط امکان طراحی فرآیند به صورت گرافیکی میسر می‌شود.
موتور اجرایی فرآیند کسبوکار: این موتور مسئول اجرا و تجمیع فرآیندهاست. زمانی که یک جریان فرآیند راه‌اندازی می‌شود، این موتور اجرای جریان فرآیند را شروع می‌کند.
موتور قوانین فرآیند: موتوری که قوانین کسبوکار را مدیریت می‌کند.
نظارت بر فعالیت فرآیند: این بخش شامل مجموعه ابزار گزارش ساز برای صاحبان فرآیند، مدیران ارشد و دیگر کاربران کسبوکار جهت تسهیل نظارت و پایش فرآیند.
برای نمونه، طراحان فرآیندهای کسبوکار را با استفاده از ابزار طراحی فرآیند که شامل یک واسط کاربری و مجموعه‌ای از المان‌های گرافیکی برای ساخت، ویرایش و حذف نمودارهای فرآیند کسبوکار است، طراحی می‌کنند. این نمودارها پس از آن به موتور اجرای فرآیند منتقل می‌شوند که مسئول اجرای یک یا چند فرآیند است.
در واقع موتور اجرای فرآیند، اطلاعات را تجزیه و فعالیت‌ها را به ترتیب در حافظه به اجرا در می‌آورد و اطلاعات اجرایی که بعداً می‌توانند برای نظارت وو بهینه‌سازی فرآیندها مورد استفاده قرار بگیرند را نگه‌داری می‌کند. موتور اجرای BPMS همچنین می‌تواند پارامترهای مورد نیاز برای اجرای فعالیت‌ها را برای آن‌ها بفرستد.
منبع: پایگاه دانش BPM
