مدیریت ادعا ازجمله مهم‌ترین مباحث و چالش‌های پروژه‌های بزرگ در دنیاست. پروژه‌ها و قراردادهای اجرایی معمولاً در حین اجرا و انجام عملیات، به دلایل مختلف و متعدد با ادعای یکی از طرفین قرارداد، نسبت به دیگری مواجه می‌شوند. این ادعا معمولاً درخواست کتبی بانضمام مدارک قراردادی است که در خصوص جبران مالی، زمانی یا تحقق سایر شرایط که ازنظر قراردادی، موجب اختلاف درخواست‌کننده و طرف قرارداد یا کارفرماست بروز و ظهور می‌یابد.
پیکره دانش مدیریت پروژه PMBOK، مدیریت ادعا را این‌گونه تعریف می‌کند:
«فرایندی که در جهت حذف یا جلوگیری از بروز ادعا تلاش می‌کند و در صورت وقوع، به عکس‌العمل در مقابل آن می‌پردازد».
این عنوان شامل کلیه رویه‌هایی است که برای حذف یا جلوگیری از افزایش دعاوی و همچنین مدیریت آن‌ها در صورت رخداد، موردنیاز هست. مهم‌ترین اصل در مدیریت دعاوی، اشراف کامل بر متن قرارداد و عبارات و بندهای آن است. مستندسازی از دیگر اصول مدیریت دعاوی است که در کلیه روش‌های اجرایی آن، نقش کلیدی دارد. اگرچه تدوین یک قرارداد دقیق که همه جوانب را در نظر گرفته باشد کار سهل و آسانی نیست اما نزدیک شدن به آن می‌تواند زمینه بروز ادعاهای مختلف را کاهش دهد.
مدیریت دعاوی در همه مراحل
مدیریت دعاوی بر هر یک از مراحل حیات پروژه قابل‌اعمال خواهد بود و هر چه این مدیریت در مراحل اولیه نتیجه‌بخش باشد از هزینه‌های احتمالی، بیشتر خواهد کاست. بر این اساس مدیریت دعاوی به حالات پیشگیرانه، حین عقد قرارداد و بعد از قرارداد و حین اجرا نیز تقسیم می‌گردد. یکی از ماده‌های مهم در شرایط عمومی پیمان ماده مربوط به حل اختلاف هست که باید به طرفین اطمینان بخشد که قرارداد به‌طور عادلانه اجرا می‌شود اما علاوه براین، اختلاف باید سریع و منصفانه حل شود تا فرصت موفقیت همه عواملی از بین نرود. تجربه نشان داده است که هرگاه سازش سریع‌تر حل شود مشکلات به مشکلات بزرگ‌تری تبدیل نمی‌شوند. هر عملی که هر یک از طرفین قرارداد در اجرای پروژه انجام می‌دهند، دارای آثار حقوقی است. از طرفی مهندسین و مدیران پروژه‌ها عموماً حقوقدان نیستند و بنابراین نمی‌توانند نقش وکلای حقوقی را ایفاء نمایند اما به‌واسطه درگیری آن‌ها با پروژه‌های عمرانی، باید درکی فراگیر از روابط عملی و اصولی حقوقی زیربنایی در پروژه‌های عمرانی داشته باشند و نیز در کنار آن مبادرت به استفاده به‌موقع و مؤثر از مشاوران حقوقی کارا نمایند. در طی ادعا و حل مدعا علیرغم وجود اختلاف، به نفع طرف‌های قرارداد است که قسمت‌های دیگر پروژه، حتی بدون مصالحه ادامه یافته و تکمیل شود و عوامل دخیل ذی‌ربط نباید امکان بدهند که اختلاف‌ها پیشرفت کار را مختل کند.
فرآیند مدیریت دعاوی
فرایند شروع و شکل‌گیری دعاوی تا مرحله طرح دعاوی در پنج مرحله به شرح زیر تقسیم می‌شود:
۱- مرحله اول: بررسی مدارک و شناخت
- بررسی قرارداد، الحاقیه ها، صورت‌جلسات و جمع‌آوری نکات مربوط به توجیه تاخیرات و طرح اضافه‌کاری‌ها و ادعاها،
- بررسی گزارش‌های روزانه، هفتگی و ماهانه کارگاه و جمع‌آوری نکات در رابطه با مضمون هر یک، جهت طرح ادعاها.
- برگزاری جلسات با مدیر و مسئولین کلیدی پروژه و ارائه راهکارهای لازم.
- بررسی نامه‌های ارسالی به کارفرما و دریافتی از کارفرما.
- بررسی برنامه زمان‌بندی اصلی و اولیه پروژه با برنامه واقعی پروژه و ارائه راهکارهای مناسب با رویکرد طرح ادعاها.
- ایجاد ادعا در صورت وجود مغایرت بین برنامه اصلی با برنامه واقعی پروژه.
- بررسی صورت‌وضعیت‌های ارسالی به کارفرما و سوابق تائید و زمان پرداخت آن‌ها جهت طرح ادعا
۲- مرحله دوم: تدوین اضافه‌کاری‌ها، تاخیرات و ادعاها
- برآورد احجام اضافه‌کاری‌ها جهت ارسال به کارفرما.
- محاسبه تأثیر اضافه‌کاری‌ها بر زمان و هزینه کل پروژه.
- دسته‌بندی عوامل ادعا
۳-مرحله سوم: جمع‌آوری موارد اضافه‌کاری‌ها و ادعاها
- جمع‌آوری مستندات مربوط به ادعاها در حین اجرای پروژه.
- برآورد مالی اضافه‌کاری‌ها جهت ارسال به کارفرما.
- ارسال نامه‌های مربوط به اضافه‌کاری‌ها و ادعاها به کارفرما.
- ارسال نامه‌های مربوط به تاخیرات به کارفرما.
۴- مرحله چهارم: تدوین و توجیه گزارش تاخیرات
- تهیه گزارش توجیه تاخیرات پروژه بر مبنای منابعی همچون قرارداد، بخشنامه‌های سازمان مدیریت و نظارت راهبردی ریاست جمهوری، شرایط عمومی پیمان، نامه‌های ارسالی پیمانکار و نامه‌های دریافتی پیمانکار.
- تهیه گزارش توجیه تاخیرات پروژه بر مبنای تاریخ ابلاغ و اصلاحیه‌های نقشه‌ها توسط مشاور، تاریخ شروع و صورت‌جلسات ایجاد معارضات و توقف کار و تاریخ رفع معارضات.
- تهیه گزارش توجیه تاخیرات پروژه بر مبنای تغییرات ایجادشده در احجام کار مطابق با دستور کارهای صادره و کارهای جدید ابلاغی.
- تهیه گزارش توجیه تاخیرات پروژه بر مبنای گزارش روزانه شرایط جوی و مشکلات مستمر کارگاه.
- تهیه گزارش توجیه تاخیرات پروژه بر مبنای تاریخ ضمانت‌نامه‌های پیمانکار جهت دریافت پیش‌پرداخت، تاریخ نامه‌های پیمانکار به مشاور در خصوصی صورت‌وضعیت‌ها، تعدیل‌ها، تاریخ صدور چک از سوی کارفرما در وجه پیمانکار مربوط به پیش‌پرداخت‌ها، صورت‌وضعیت‌ها تعدیل‌ها۔
- تهیه گزارش توجیه تاخیرات پروژه بر مبنای برنامه‌های زمان‌بندی تائید شده و موارد مرتبط با تاخیرات ایجادشده.
- ارسال نامه‌ها و موارد توجیه تاخیرات برای کارفرما.
- شرکت در جلسات کارفرما جهت دفاع از موارد ارسال‌شده و ادعاهای مطرح‌شده.
۵- مرحله پنجم: طرح ادعاهای مالی
- تدوین ادعا به واحد هزینه، با توجه به هزینه ایجادشده توسط موردادعا، هزینه تأخیر زمانی ایجادشده توسط فعالیت موردادعا و هزینه تأخیر زمانی کلی ایجادشده در طولی پروژه به‌واسطه موضوع ادعا. برگزاری جلسه جهت همسان‌سازی نحوه محاسبات مالی با کارفرما.
- اعمال نظرات کارفرما بر روی موارد مالی،
- ارسال پرونده ادعا همراه با مستندات کافی به دفتر حقوقی پروژه.
- بررسی مسئله‌های ایجادشده در جلسه حل اختلاف با حضور طرفین،
- در صورت توافق طرفین قرارداد در خصوص موارد ادعا، تبدیل آن به تغییرات و اضافه نمودن الحاقیه به قرارداد.
- در صورت عدم توافق طرفین قرارداد در خصوص موارد ادعا، تبدیل آن به دعاوی و شروع فرایند مدیریت دعاوی.
- تهیه نامه‌های موردنیاز جهت طرح دعاوی.
